Obecnie wielu z nas cierpi na nieustanny brak czasu. Pracujemy bardzo dużo i jednocześnie ciągle mamy długą listę ważnych planów, które chcielibyśmy zrealizować a nadal musimy je odkładać. W tej sytuacji wiele osób zastanawia się co zrobić, by przerwać to błędne koło.
Ustal swoje życiowe priorytety
Mało kto zdaje sobie sprawę z tego, że w jego przypadku brak czasu wynika z ustalania nierealnych planów. Żyjemy w czasach, gdy chcemy osiągać zbyt wiele a po dłuższym zastanowieniu przekonujemy się, że wcale nie jest nam to wszystko niezbędne. Wielu z nas cierpi na nieuzasadniony głód informacji, chcemy wszystko wiedzieć i być na bieżąco. Inni z kolei odczuwają konieczność nieustannego bycia online oraz bycia dostępnym dla wszystkich. Jest to zupełnie niepotrzebne i może tylko powodować frustrację. Paradoksalnie okazuje się więc, że kluczem do tego by robić więcej rzeczy dla nas ważnych jest rezygnacja. Owej rezygnacji musimy się nauczyć i to na wielu polach. Powinniśmy rezygnować ze śledzenia mało wartościowych portali, kupowania zbędnych rzeczy oraz znajomości, które są dla nas toksyczne. Warto nauczyć się ustalać, które zadania się dla nas najważniejsze czyli takie, które popychają nas do przodu.
Wyrób sobie nawyk tworzenia planów
Planowanie jest niezbędne do tego, aby być produktywnym. Osoby, które potrafią dobrze zarządzać swoim czasem to takie, które pracują nie więcej jak 8 godzin dziennie i mają wyraźnie oddzieloną sferę pracy od sfery wypoczynku i czasu dla rodziny. Jeśli więc od dawna pracujesz po kilkanaście godzin dziennie, włączając w to weekendy to znak, że koniecznie powinieneś wdrożyć planowanie. To w jaki sposób przygotujemy plan nie ma większego znaczenia. Może to by aplikacja, program komputerowy, papierowy planner czy zwykły notes. Ważne by najpóźniej rano, stworzyć plan na dany dzień według kilku ważnych reguł. Umieszczamy na nim dwa, góra trzy duże zadania. Jako pierwsze wykonujemy to najważniejsze, dzięki któremu posuwamy się to przodu. Jest to bardzo ważne, bo zazwyczaj poprzez nieprzewidziane okoliczności nie udaje się wykonać zadań z końca listy a w ten sposób zawsze zrobimy to co jest najważniejsze. Rozpisując plan umieszczany wszelkie zadania nawet takie jak obiad czy przygotowanie do wyjścia. Dzięki temu możemy oszacować ile czasu zajmą poszczególne zadania. Wpisujemy do planu ich tyle żeby zajęły nie więcej jak 70% czasu przewidzianego na pracę. W praktyce okazuje się, że zwykle przydarzy się coś niespodziewanego na co nie mamy wpływu albo my sami dodatkowo zajmiemy się czymś spoza listy.
Kilka zasad efektywnej pracy
Samo nakreślenie planu może okazać się niewystarczające bo trzeba jeszcze trzymać się kilku reguł. Najważniejsza z nich to skupienie i wykonywanie jednej czynności w jednym czasie. Jeśli pracujemy na komputerze to nie włączamy telewizora i nie przerywamy po to by sprawdzić telefon, rozwiesić pranie albo pozmywać. Każda przerwa w pracy umysłowej oznacza duże straty bo nawet drobne rozproszenie powoduje, że potem tracimy czas by powrócić na właściwe tory. W pracach typowo biurowych doskonale sprawdza się technika Pomodoro gdzie pracujemy w cyklach: 25 minut pracy i 5 minut przerwy. Ponadto starajmy się podobne zadania grupować i wykonywać jednocześnie. Gdy jedziemy do urzędu po drodze załatwmy inne sprawy takie jakie jak poczta czy zakupy. Jeśli mamy do wykonania przelewy to najlepiej robić to raz czy dwa w miesiącu zamiast co kilka dni jeden osobny. Pamiętajmy też o tym, że nasza efektywność pracy nie jest stała i spada z każdą godziną. Najważniejsze i najtrudniejsze zadania robimy więc rano. Pokazuje to też wyraźnie, że wielogodzinna praca nie ma sensu, lepiej odpocząć wieczorem i niedokończone prace zrobić kolejnego dnia o poranku.
